Imprimer ses étiquettes sans se tromper de transporteur

Au moment d’imprimer une étiquette, deux services d’un même transporteur peuvent se ressembler à l’écran, avec un nom proche et une case cochée presque par habitude. L’erreur ne se voit pas tout de suite : le colis part quand même, mais pas toujours avec le bon tarif ni la bonne prise en charge.

Un cas vécu chez une boutique que j’accompagne

Chez La Poste, un numéro de suivi qui commence par 87 correspond en général à une Lettre suivie, tandis qu’un numéro commençant par 6A correspond à un Colissimo. Sur une boutique que j’accompagne, c’est devenu le contrôle de base : si le mauvais service est sélectionné dans l’outil, seul le numéro de suivi, une fois l’étiquette imprimée, permet de s’en rendre compte, et il faut le lire avant que le colis parte.

Pourquoi cette erreur passe inaperçue

• Les noms des services se ressemblent dans les menus déroulants, surtout quand l’écran affiche des abréviations.
• Le poids ou le format du produit ne changent pas d’un service à l’autre : rien n’alerte visuellement au moment de valider.
• Le client reçoit tout de même un numéro de suivi, ce qui rassure à tort sur le bon déroulement de l’envoi.

Un numéro de suivi qui commence par les bons caractères vaut mieux qu’un nom de service lu trop vite sur un écran.

Le réflexe à prendre avant d’imprimer

Avant de valider une étiquette, relisez le service exact affiché, pas seulement le nom du transporteur, et vérifiez que le numéro de suivi généré correspond bien à ce service. Pour un envoi qui sort de l’ordinaire, en poids ou en valeur, ce contrôle prend quelques secondes et évite un envoi mal pris en charge.

Chaque transporteur a ses propres codes de reconnaissance, différents de ceux de La Poste, et ils changent parfois au fil des années. Le plus sûr reste de noter, une fois pour toutes, les débuts de numéro utilisés par les services que vous employez vraiment, et de garder cette liste près du poste de préparation plutôt que de se fier uniquement à sa mémoire.

Quand une erreur est repérée après impression, mieux vaut corriger tout de suite : réémettre la bonne étiquette et annuler l’ancienne, plutôt que de laisser partir un colis avec un service qui ne correspond pas à ce que le client a payé. Un envoi mal étiqueté finit presque toujours par coûter plus cher que les quelques minutes perdues à le refaire.

C’est un contrôle que je mets en place dans l’outil de préparation, avec un repère visuel simple pour la personne qui imprime les étiquettes au quotidien. J’en tiens compte dans l’expédition de vos commandes, avec les repères propres à chaque transporteur utilisé.

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